מעשה בחמישה צעדים בתהליך גיוס עובדים

לכאורה, תהליך גיוס עובדים הינו תהליך פשוט: מפרסמים מודעה, קוראים קורות חיים, מסננים, מראיינים, מסננים, מחליטים.  לכאורה.

כולנו מכירים את הסיפור “מעשה בחמישה בלונים”. לכל ילד יש בלון. כל אחד בתורו, מנסה לצאת עם הבלון שלו לעולם הגדול, למציאות, תוך שמירה על הבלון ללא פגע. המפגש עם העולם שבחוץ, עם המציאות, לא מאפשר לאף אחד מהם לשמור על הבלון שלם. האשליה שקיימת שליטה מלאה על העולם- מתפוצצת.

מטרת המאמר, ממש כמו בסיפור המוכר “מעשה בחמישה בלונים”, היא להביא בפניכם את האפשרות להיפגש עם חמשת השלבים החשובים בתהליך גיוס עובדים. בסדנאות שהעברתי למנהלים מגייסים (סדנת מיומנויות ניהול ראיון עבודה) היה גורם משותף בולט: אצל רוב המנהלים קיימת התחושה כי יש להם בטחון ושליטה מלאה בתהליך הגיוס. זה הזמן לפוצץ את הבלונים, לשחזר את תהליך הגיוס אותו אתם מעבירים ולעבד אותו מחדש. הפעם ממקום בטוח ומושכל.

בלון אדום – ניסוח מודעת דרושים 

נסחו את מודעת הדרושים כך שהמודעה תשרת אתכם המגייסים, את ארגונכם ואת מחפשי העבודה הרלוונטיים עבורכם:

  1. למי אתם פונים? מי קהל היעד שלכם? האם אתם מחפשים אימהות, צעירים חסרי ניסיון, צעירים עם ניסיון, היי טק? הקפידו לנסח את המודעה בשפה המתאימה לקהל היעד שלכם.
  2. האורך כן קובע. כפי שלכם, המגייסים, יש סבלנות מוגבלת בקריאת מסמך קורות חיים (מסיבות שמובנות לכולנו), כך גם למחפשי העבודה, המועמדים הפוטנציאליים שלכם. המועמדים הפוטנציאליים שלכם קוראים את מודעות הדרושים ברפרוף. קצרו, תמצתו והיו רלוונטיים. התחילו את המודעה בדרישות החובה לתפקיד ותעברו לפירוט הכישורים הנדרשים.
  3. התמקדו! לא מעט אני נפגשת עם מקרי קיצון של ניסוח יתר וניסוח חסר של מודעת דרושים: ניסוח יתר: “יכולת לעבוד בצוות, ראש גדול, עבודה תחת לחץ, ריבוי משימות, אוריינטציה מכירתית, בעל מוטיבציה גבוהה לעבודה, בעל ראייה רחבה, אוריינטציה שירותית, סדר וארגון, יכולת תמרון, סבלנות, דיוק ואכפתיות”. ניסוח חסר: “לחברתנו דרוש/ה ________ עם ראש גדול”. אחת משתי האופציות: או שאתם עובדים בשיטת “המצליח”, או שאתם מחפשים סופרמן. לכאן או לכאן, או שלא מצאתם את העובד המתאים, או שהמתנתם הרבה מאוד זמן עד שזה הגיע. וכשהגיע, האם הצלחתם לגייס אותו?

אז לפני שאתם מוציאים את כרטיס האשראי בכדי לשלם על עוד מודעת דרושים, כדאי ורצוי לבנות הגדרת תפקיד, פרופיל גיוס למשרהמהם הכישורים הטכניים והידע המקצועי הנדרש לתפקיד, וכן מהם הגורמים ההתנהגותיים ההכרחיים למילוי התפקיד. הגדרת תפקיד מדויקת ככל האפשר יוצרת בסיס מוצק לניהול תהליך הגיוס, כך שיהיה ממוקד יותר ובעל יכולת ניבוי גבוהה יותר להתאמת המועמד לתפקיד. הגדרת התפקיד מאפשרת לקצר ולייעל את תהליך המיון החל משלב פרסום המודעה, סינון קורות החיים דרך ניהול הראיון הטלפוני וניהול ראיון עומק התנהגותי. התוצאה: לא נעביר מועמדים בעלי יכולות וכישורים לא מתאימים, ובעיקר לא נפספס מועמדים פוטנציאליים.

בלון סגול –  סינון קורות חיים

על סמך הגדרת התפקיד / פרופיל הגיוס שבניתם, גזרו את הכישורים והגורמים ההתנהגותיים שמהווים קווים אדומים מבחינתכם, ההכרחיים ביותר. עשו לכם סדר עדיפויות, כך שתבינו גם על מה אתם מוכנים להתפשר. הגדרת תנאי סף ראשוניים. מי שלא עומד בתנאי הסף, מנפים. היו חכמים – הגדרת תנאי סף כגון “תואר ראשון ב…” לא יקדם אתכם יותר מידי במלאכת הסינון, משום שסביר שרוב המועמדים יעמדו בדרישה. תנאי סף כגון ניסיון מקצועי ממוקד, יאפשר סינון מהיר יותר, וישאיר אותנו עם המועמדים הרלוונטיים ביותר.

בלון כחול–  ראיון טלפוני

פנו לעצמכם זמן. זהו שלב בו אתם צריכים להיות קשובים ומרוכזים. מדובר בתחנה חשובה בתהליך המיון והסינון.

  1. לכם יש זמן עכשיו, אבל האם למועמד זהו זמן נוח? תשאלו. התחשבו בו. כפי שהשלב הזה חשוב לכם, כך הוא חשוב למועמד.
  2. וודאו עם המועמד כי הוא יודע עם מי הוא מדבר (מאיזו חברה ולאיזה תפקיד) והאם זה עוד רלוונטי. מחפשי עבודה שולחים המון קורות חיים לארגונים שונים.
  3. היו קשובים למועמד! אינטונציה, התנסחות, שפה, רצינות המועמד, מוטיבציה, מידת התאמה לתפקיד ותיאום ציפיות. האם קיימת הלימה בין הקריטריונים שלכם לציפיות המועמד? פרטי המשרה, שעות עבודה, שכר, דמוגרפיה.
  4.  סיימו את הראיון הטלפוני בסיכום פרטי הראיון, הוראות הגעה ברורות ומספר טלפון במידה ויהיו מצידו שינויים.

במהלך הראיון רצוי שקורות החיים של המועמד יהיו מולכם. הדפיסו אותם ורשמו הערות במהלכו. ההערות יסייעו לכם להצליב מידע ובכך להבין האם יש חוסר התאמה בין הדיווח הראשוני לראיון העומק. תתפלאו, קיימים כאלה.

בלון צהוב–  ראיון פרונטאלי, ראיון עומק

מקצועיות, מקצועיות, מקצועיות. בסדנאות מיומנויות ניהול ראיון עבודה שאני מעבירה, אני עדיין מתפלאת שהמונחים “אינטואיציה” ו”כימיה” שגורים בפיהם של המגייסים השונים. נכון, יש מקום לאינטואיציה וכימיה, אולם הבמה שאתם מעניקים למונחים האלה היא גדולה. גדולה מידי.

ראיון עבודה מקצועי מעלה משמעותית את הסיכויים לבחור את המועמד המתאים ביותר למשרה. מדובר בשלב קריטי הדורש ידע והכנה מוקדמים. ריכזתי כאן כמה נקודות חשובות הנדחקות לשוליים וצריכות לקבל אצלכם משמעות רבה יותר:

  1. הכינו את סביבת הראיון: דאגו שהראיון יתבצע בחדר סגור (משרד, חדר ישיבות), דאגו שיהיה מקום ישיבה למרואיין, תפנו עצמכם ממטלות אחרות – לא לענות לטלפונים, לא לקרוא מיילים. היו מרוכזים וממוקדים בראיון.
  2. קראו את קורות החיים של המועמד טרם הראיון, והכינו לעצמכם רשימת שאלות מנחות. לא תמיד נשאל את כולן ובדיוק באופן שבו רצינו, וזה בסדר. חשוב לשמור על דינאמיות בראיון עבודה.
  3. הצגה עצמית, ולא רק של המועמד. הארגון שלכם הוא מותג שאתם משווקים למועמד.
  4. היו ערים להטיות שלכם כמראיינים, ולמדו לנטרל אותם בזמן הראיון. אחרת, קבלת ההחלטות שלכם עשויה להיות ממקום לא רציונאלי ושקול. למשל, אפקט ההילה: המועמד סיפר על פרט / תכונה / מעשה שאנחנו מאוד מעריכים. על בסיס מידע זה וכנגזרת לכך, בקלות רבה אנו יכולים לצבוע את כל הראיון באור חיובי ולדחוק פרטיים בעייתיים הצידה.
  5. חזרה טלפונית למועמד. בהמשך להצגה העצמית של ארגונכם שהזכרתי קודם, כל מועמד איתו אתם נפגשים, בין אם מתאים או לא, הינו לקוח פוטנציאלי שלכם ושגריר יחסי הציבור שלכם. חשוב כי גם אם המועמד לא התקבל, דעתו על ארגונכם תישאר חיובית. הרימו טלפון ועדכנו את המועמד.

בלון ירוק–  רגע לפני הישורת האחרונה

פרסמתם מודעת דרושים, סיננתם קורות חיים, המשכתם לראיון טלפוני, זימנתם מועמדים רלוונטיים, ביצעתם להם ראיון עומק ועכשיו נשארתם עם מספר מצומצם של מועמדים פוטנציאליים. מה הלאה? עוברים לשלב שבו קיים החשש הכי גדול שלנו : לעשות טעות. הפחד, כמגייסים, לעשות טעות הוא טריוויאלי וברור – כשל בתהליך הגיוס עולה לארגון כמה עשרות אלפי שקלים, אולם הוא מוביל אותנו, לעתים, לאמץ מאפיינים המהווים זרז לכישלון:

  1. מחפשים את הכפיל שלנו: לא רק שייקח לכם המון זמן למצוא, אם בכלל, אתם הופכים את הארגון למונוטוני. חפשו את החלק החסר, את מי שישלים את הצוות.
  2. מחפשים את הכפיל של העובד שעזב: תפסיקו לחפש. נכון, קשה למצוא עובדים טובים שימלאו את תפקידם בדיוק באופן שבו אתם מצפים ממנו, אולם הניסיונות לשחזר לא יקדמו אתכם יותר מידי. זה בדיוק המקום למנף את המשרה קדימה. הבינו למה העובד הקודם עזב ( למשל עומס מטלות) ותסיקו מסקנות. האם יש צורך להגדיר מחדש את המשרה?
  3. הספקנות שהכשילה את תהליך הגיוס: מפחדים לקבל החלטה עד אשר נגררים לתהליך גיוס ארוך ומעיק (גם למגייס וגם למועמד). מספר ראיונות עבודה, מרכזי הערכה, מבחני אישיות, מבחני אמינות, גרפולוג, נומרולוג ושאר המינים. עצרו. חזרו להגדרת התפקיד ובחנו: האם המועמד לא עומד בדרישות? אולי לא הגדרתם את התפקיד כראוי? אולי הערכת העובד לא הייתה נכונה במבחני המיון שהעברתם אותו? הבדיקה הכרחית. הספקנות המתמשכת שלכם עלולה לגרום מועמדים טובים להסיר את מועמדותם.

לסיכום, בדיוק כמו בסיפור, לאף אחד מאיתנו אין שליטה מלאה על העולם ולא ניתן לשמור על הבלונים שלנו שלמים לעד. להישאר במקום בו אני בטוח כי יש לי שליטה מלאה על ובתהליך הגיוס, סביר שיהווה מכשול. בכל עת עלינו לבחון את התהליך ואת עצמנו בתהליך.